Sneller E-mail verwerken

De vakantieperiode loopt weer af. Uitgerust en vol spanning begint de eerste werkdag.

Na het opscheppen over de fantastische vakantie en het aanhoren van nog betere verhalen van collega’s is het dan zover. U logt in (password vergeten is een goede graadmeter of de vakantie succesvol was). Goed dan, na het aanvragen van een nieuw password logt u in. Voor het bekijken van de inbox zet u eerst de out-of-office-functie uit. (hoe ging dat ook alweer?).

Met spanning bekijkt u de inbox; met een minimum van 150 mailtjes bent u echt niet uniek; Sterker nog; het valt reuze mee.

U merkt dat het verwerken van deze mailtjes behoorlijk wat tijd kost. Natuurlijk hanteert u de regel dat de bovenste mailtjes de meeste informatie bevatten. De meeste mensen sturen toch een reply met alle voorgaande correspondentie. Zo heeft u in 1 mailtje alle informatie. Maar toch…Om er zeker van te zijn checken we hele inbox; na de 3e bak koffie is het dan zover ;

U heeft de inbox helemaal doorgenomen.

Maar dan begint het verwerken pas; sommige mailtjes hebben een hogere prioriteit dan de andere. Dus na het vaststellen van de prioriteit begint u met het beantwoorden van de E-mail. Laten we voor het gemak ervan uitgaan dat het “screenen” van de inbox zeker een dagdeel heeft mogen duren.

De situatie zoals hierboven beschreven zal best herkenbaar zijn. U beseft weer eens hoe tijdrovend het behandelen van E-mail eigenlijk is. Maar wat dacht u van de afdelingen die dagelijks grote hoeveelheden E-mail ontvangen?

De klantenservice, de binnendienst…Voor deze afdelingen is het niet anders; E-mail komt binnen, wordt gelezen, prioriteit vaststellen, de juiste actie/respons bepalen, deze actie uitvoeren. En dat de hele dag door…

Dat kan, nee, dat moet efficiënt gebeuren. Helaas, de ene medewerker is de andere niet. De een gaat pragmatisch te werk, de ander volgt de procedure (als die er is). Klantgegevens moeten opgezocht worden (in het tweede scherm), in een andere applicatie. Gegevens worden handmatig ingeklopt, of routinematig met Ctrl-c, Ctrl-v overgenomen. Een antwoord moet correct worden geformuleerd, waarvan vastgesteld moet worden dat de ene collega daar iets meer bedreven in is als de ander. Het zou toch mooi zijn om dit proces te stroomlijnen… U voelt hem al aankomen:

Dat hebben wij voor u gedaan.

In 1 oogopslag het aantal mailtjes zien. Alle openstaande mail met 1 druk op de knop categoriseren, gepersonaliseerd beantwoorden met behulp van sjablonen die de medewerker alleen maar hoeft te selecteren. Het systeem haalt alle relevante gegevens boven water, dus de medewerker hoeft niet in een ander systeem alle gegeven te zoeken.

Het gaat wat ver om hier alle ins-en outs te beschrijven van deze efficiënte tool. Web-based, eenvoudig te implementeren. Mocht u meer willen weten, neem dan gerust contact op.

Bedenk hoeveel tijd deze tool zal besparen en hoeveel efficiënter mail kan worden verwerkt. Dan heeft u na de volgende vakantie meteen tijd over om meteen de vakantiekiekjes te organiseren…