Bedrijfssystemen; Waarom bedrijven standaardpakketten aanschaffen…

Het bedrijf heeft inmiddels haar bestaansrecht bewezen. Continuïteit moet worden gewaarborgd, groei gestimuleerd. Er is vastgesteld dat het huidige systeem nu eindelijk aan vervanging toe is. Wat is dan een logische keuze?

Wie zich enigszins verdiept in de wereld die “Bedrijfssoftware” heet,  ziet al snel door de bomen het bos niet meer.

Meer dan voldoende aanbieders, en nog veel meer toepassingen. Vaak weten degene die verantwoordelijk zijn voor de automatisering heel goed wat de wensen en de eisen zijn. Een logische stap is om te kijken wat er anders kan of moet.

Maar is dit wel logisch? Onder aan de streep heeft het bedrijf het zover gebracht met de huidige middelen. Dus zal er meer goed gaan dan fout. Is het dan niet beter om eerst te kijken wat er allemaal goed gaat?

Om te beginnen kunnen we als uitgangspunt 4 scenario’s bedenken:

• Het bedrijf maakt gebruik van een standaard systeem
• Het bedrijf maakt gebruik van een maatwerk systeem
• Het bedrijf maakt gebruik van een zelf gemaakt systeem
• Het bedrijf maakt gebruik van meerdere bestaande systemen

Uiteraard bepaalt het budget voor een belangrijk deel de keuze. Uiteindelijk zou functionaliteit de maat moeten zijn, maar dan nog steeds binnen de grenzen van het budget uiteraard.

Goed. Als er dan toch een vervangend systeem moet komen willen we toch graag dat het een verbetering is. Efficiënter, met meer functionaliteiten en hopelijk dan eindelijk met dat ene briljante tooltje waarvan we al jaren roepen dat het onmisbaar is.

Alleen moet dat tooltje nog wel “even” gemaakt worden…We hebben nu in onze keuze meteen twee belangrijke parameters te pakken. We willen namelijk dat:

• bestaande procedures vlekkeloos verlopen dus niet, of zo min mogelijk veranderen.
• nieuwe functionaliteiten makkelijk kunnen worden toegevoegd

Als ik zo vrij mag zijn voeg ik hierbij meteen aan toe dat het ook wenselijk is om zoveel mogelijk toepassingen integraal binnen het nieuwe systeem op te nemen. Daar ligt overigens al meteen de eerste winst.

Mooi. Kijken we nog even naar de 4 scenario’s dan is het zelfgemaakte systeem geen optie meer. Eigenlijk willen we ook zo min mogelijk systemen meer in huis; we willen onze data centraal houden. Blijven over : Maatwerk en Standaard pakketten.

Wat zijn dan de voor- en de nadelen? Vergelijk het misschien met het vraagstuk : Bouwen, kopen of huren we een huis?

Aan die opties zitten natuurlijk voor – en nadelen. Mooie gespreksstof , voor in de kroeg of op het verplichte kinderverjaardagsfeestje overigens.

Die keuze is natuurlijk vooral situatiegebonden. Even terug naar het bedrijf: continuïteit, bedrijfsrisico…dan is het schijnbaar een veilige keuze om voor een standaard pakket te gaan. Dat heeft immers zijn dienst al bewezen, er zijn ontelbare bedrijven die hier gebruik van maken, dus zal het voor ons ook wel goed zijn…Bovendien is maatwerk toch ontzettend duur?

Hoe zit het dan met die extra speciale, voor ons bedrijf specifieke functionaliteit (en) ?

Ja. In de wereld van IT is álles mogelijk natuurlijk. We vergelijken de standaardpakketten en laten ons adviseren door onafhankelijke partijen. Prima. Het standaard pakket wordt bekeken , aangeschaft, geïmplementeerd, medewerkers getraind etc. Vervolgens gaat men dan tóch proberen die speciale functionaliteit (laten we dat voor het gemak “maatwerk”noemen)  te integreren in het standaard pakket. Voelt u hem al aankomen? Lange moeizame trajecten, research, specialisten, consultancy. U hoort er waarschijnlijk vanzelf het woordje “kosten “al bij.

Hebben we dan een andere keuze? Jazeker.

Maatwerk bestaat heel vaak uit een zeer stabiele en goed ontwikkelde basis. Hier is vaak jaren van ontwikkelen, aanpassen en optimaliseren aan vooraf gegaan. In samenspraak en naar de wensen en eisen met eindgebruikers ontwikkeld, getest en in productie gezet.  Het is zodanig opgebouwd en ingericht, dat additionele functionaliteiten toegevoegd kunnen worden. En daar zit vooral het voordeel. Ontwikkelaars die gewend zijn om software on demand te ontwikkelen. Nerds die niets liever doen dan problemen oplossen. Gewoon, omdat dat moet, én omdat dat leuk is.

Natuurlijk zijn de standaard pakketten meer dan prima. Vaak hebben deze heus wel extra optionele modules waarmee men het pakket kan uitbreiden. Helemaal niets mis mee.

Maar heeft u écht speciale wensen of eisen, schrik dan vooral niet terug van het woordje maatwerk en laat u informeren, bij voorkeur hier…