Bedrijfssystemen; Waarom bedrijven standaardpakketten aanschaffen….
Bedrijfssystemen; Waarom bedrijven standaardpakketten aanschaffen…
Het bedrijf heeft inmiddels haar bestaansrecht bewezen. Continuïteit moet worden gewaarborgd, groei gestimuleerd. Er is vastgesteld dat het huidige systeem nu eindelijk aan vervanging toe is. Wat is dan een logische keuze?
Wie zich enigszins verdiept in de wereld die “Bedrijfssoftware” heet, ziet al snel door de bomen het bos niet meer.
Meer dan voldoende aanbieders, en nog veel meer toepassingen. Vaak weten degene die verantwoordelijk zijn voor de automatisering heel goed wat de wensen en de eisen zijn. Een logische stap is om te kijken wat er anders kan of moet.
Maar is dit wel logisch? Onder aan de streep heeft het bedrijf het zover gebracht met de huidige middelen. Dus zal er meer goed gaan dan fout. Is het dan niet beter om eerst te kijken wat er allemaal goed gaat?
Om te beginnen kunnen we als uitgangspunt 4 scenario’s bedenken:
- Het bedrijf maakt gebruik van een standaard systeem
- Het bedrijf maakt gebruik van een maatwerk systeem
- Het bedrijf maakt gebruik van een zelf gemaakt systeem
- Het bedrijf maakt gebruik van meerdere bestaande systemen
Uiteraard bepaalt het budget voor een belangrijk deel de keuze. Uiteindelijk zou functionaliteit de maat moeten zijn, maar dan nog steeds binnen de grenzen van het budget uiteraard.
Goed. Als er dan toch een vervangend systeem moet komen willen we toch graag dat het een verbetering is. Efficiënter, met meer functionaliteiten en hopelijk dan eindelijk met dat ene briljante tooltje waarvan we al jaren roepen dat het onmisbaar is.
Alleen moet dat tooltje nog wel “even” gemaakt worden…We hebben nu in onze keuze meteen twee belangrijke parameters te pakken. We willen namelijk dat:
- bestaande procedures vlekkeloos verlopen dus niet, of zo min mogelijk veranderen.
- nieuwe functionaliteiten makkelijk kunnen worden toegevoegd
Als ik zo vrij mag zijn voeg ik hierbij meteen aan toe dat het ook wenselijk is om zoveel mogelijk toepassingen integraal binnen het nieuwe systeem op te nemen. Daar ligt overigens al meteen de eerste winst.
Mooi. Kijken we nog even naar de 4 scenario’s dan is het zelfgemaakte systeem geen optie meer. Eigenlijk willen we ook zo min mogelijk systemen meer in huis; we willen onze data centraal houden. Blijven over : Maatwerk en Standaard pakketten.
Wat zijn dan de voor- en de nadelen? Vergelijk het misschien met het vraagstuk : Bouwen, kopen of huren we een huis?
Aan die opties zitten natuurlijk voor – en nadelen. Mooie gespreksstof , voor in de kroeg of op het verplichte kinderverjaardagsfeestje overigens.
Die keuze is natuurlijk vooral situatiegebonden. Even terug naar het bedrijf: continuïteit, bedrijfsrisico…dan is het schijnbaar een veilige keuze om voor een standaard pakket te gaan. Dat heeft immers zijn dienst al bewezen, er zijn ontelbare bedrijven die hier gebruik van maken, dus zal het voor ons ook wel goed zijn…Bovendien is maatwerk toch ontzettend duur?
Hoe zit het dan met die extra speciale, voor ons bedrijf specifieke functionaliteit (en) ?
Ja. In de wereld van IT is álles mogelijk natuurlijk. We vergelijken de standaardpakketten en laten ons adviseren door onafhankelijke partijen. Prima. Het standaard pakket wordt bekeken , aangeschaft, geïmplementeerd, medewerkers getraind etc. Vervolgens gaat men dan tóch proberen die speciale functionaliteit (laten we dat voor het gemak “maatwerk”noemen) te integreren in het standaard pakket. Voelt u hem al aankomen? Lange moeizame trajecten, research, specialisten, consultancy. U hoort er waarschijnlijk vanzelf het woordje “kosten “al bij.
Hebben we dan een andere keuze? Jazeker.
Maatwerk bestaat heel vaak uit een zeer stabiele en goed ontwikkelde basis. Hier is vaak jaren van ontwikkelen, aanpassen en optimaliseren aan vooraf gegaan. In samenspraak en naar de wensen en eisen met eindgebruikers ontwikkeld, getest en in productie gezet. Het is zodanig opgebouwd en ingericht, dat additionele functionaliteiten toegevoegd kunnen worden. En daar zit vooral het voordeel. Ontwikkelaars die gewend zijn om software on demand te ontwikkelen. Nerds die niets liever doen dan problemen oplossen. Gewoon, omdat dat moet, én omdat dat leuk is.
Natuurlijk zijn de standaard pakketten meer dan prima. Vaak hebben deze heus wel extra optionele modules waarmee men het pakket kan uitbreiden. Helemaal niets mis mee.
Maar heeft u écht speciale wensen of eisen, schrik dan vooral niet terug van het woordje maatwerk en laat u informeren, bij voorkeur hier…
IT : Size doesn’t matter
U staat voor een automatiserings-uitdaging. Kiest u voor een van de grote aanbieders in de markt, of een klein IT-bedrijf? Klopt u aan bij uw huidige leverancier, of bent u iemand van de kansen en mogelijkheden en durft u alternatieven te overwegen?
Het bedrijf wordt al jaren ondersteund door dezelfde systemen en software, de processen zijn ingericht. Afdelingen en medewerkers hebben zo hun eigen routines en procedures. Natuurlijk, niet alles verloopt zo gestroomlijnd als het zou moeten, maar het gaat al jaren zo.
Maar ja, we moeten wel aan de toekomst denken. U kijk naar boven en ziet een nieuwe implementatie dreigend als het zwaard van Damocles boven het bedrijf bungelen.
Maar hoe ontstaat die doorgaans negatieve beeldvorming? Natuurlijk verlopen niet alle implementaties “flawless”. Verhalen over hopeloos mislukte implementaties, kansloze migraties en geldverslindende voortrajecten zijn helaas geen fictie. En dat bij bedrijven of instanties waarvan we dat eigenlijk niet willen, nee, niet mogen verwachten. Daarvan zijn actuele voorbeelden genoeg. Groter is altijd beter, toch? Nee, niet altijd dus.
Succesvolle implementaties halen overigens het nieuws natuurlijk niet, want goed nieuws is doorgaans geen nieuws; de krant of website moet ook gelezen worden…
Dan zijn er de kleinere IT bedrijven. Die onderschatten nog wel eens de impact op de werkvloer van een bedrijf tijdens een implementatie. Daarnaast maakt het ook nog verschil of we over standaard pakketten praten of over maatwerk.
Tenslotte is een andere bepalende factor ook het bedrijf zelf. Denkt men mee, is men enthousiast, levert men op tijd en compleet de juiste data en gegevens aan, of kijkt men passief (wij betalen er toch voor) langs de kant mee? Ook zijn de mogelijkheden en toepasbaarheid voor een bedrijf niet altijd even helder.
Ergo, slechte implementaties komen bij iedere leverancier voor, groot of klein.
Hoe kiest men dan de juiste partner en hoe vind men die? Internet, ervaringsdeskundigen, kennissen uit het eigen netwerk of de huidige leverancier zelf… Dat zijn de logische stappen.
Of investeert u liever in een “onafhankelijke” adviseur? Álles kan…dat is inherent aan IT. Maar moet je dat ook echt willen? Het stellen van de juiste vragen in combinatie met ervaring levert vaak verrassende conclusies op.
Kunt u dit voorkomen door eerst met consultants te sparren? Misschien wel, misschien niet. Hoe je het ook went of keert, een vleugje “wij van wc-eend” zit er toch altijd in. Vraagt u het de ontwikkelaar zelf, dan zal dat niet anders zijn, met het verschil dat deze mogelijk toch beter kan inschatten wat écht haalbaar is. Hij of zij gaat zichzelf natuurlijk niet in de vingers snijden. Maar goed, Investeren in zo’n voortraject sluit dus ook niet altijd alles uit.
De jeugd heeft de toekomst , hebben kennis van de laatste technieken en pakken de laatste hippe en flitsende ontwikkelingen snel op. De old boys doen dat ook, maar wachten meestal even af tot de hysterie over is gewaaid, en draaien tevens ook nog op oudere kennis. Kennis waar de huidige systemen voor een groot gedeelte overigens nog steeds op draaien.
Durf de horizon te verbreden en kijk wat verschillende leveranciers te bieden hebben.
Of vind u dat het bedrijf er pas toe doet als het gebruik maakt van de meest voor de hand liggende namen? Of gaat het echt om de functionaliteit? Aan u de keuze. Aan kennis zal het bij de meeste leveranciers in ieder geval écht niet ontbreken. De kleine doen vaak niet onder voor de grote. Size doesn’t matter…Maar is er dan echt geen noemenswaardig verschil?
Nou goed dan, tenslotte dan toch maar een kleine hint:
Overhead…..
Sneller E-mail verwerken
De vakantieperiode loopt weer af. Uitgerust en vol spanning begint de eerste werkdag.
Na het opscheppen over de fantastische vakantie en het aanhoren van nog betere verhalen van collega’s is het dan zover. U logt in (password vergeten is een goede graadmeter of de vakantie succesvol was). Goed dan, na het aanvragen van een nieuw password logt u in. Voor het bekijken van de inbox zet u eerst de out-of-office-functie uit. (hoe ging dat ook alweer?).
Met spanning bekijkt u de inbox; met een minimum van 150 mailtjes bent u echt niet uniek; Sterker nog; het valt reuze mee.
U merkt dat het verwerken van deze mailtjes behoorlijk wat tijd kost. Natuurlijk hanteert u de regel dat de bovenste mailtjes de meeste informatie bevatten. De meeste mensen sturen toch een reply met alle voorgaande correspondentie. Zo heeft u in 1 mailtje alle informatie. Maar toch…Om er zeker van te zijn checken we hele inbox; na de 3e bak koffie is het dan zover ;
U heeft de inbox helemaal doorgenomen.
Maar dan begint het verwerken pas; sommige mailtjes hebben een hogere prioriteit dan de andere. Dus na het vaststellen van de prioriteit begint u met het beantwoorden van de E-mail. Laten we voor het gemak ervan uitgaan dat het “screenen” van de inbox zeker een dagdeel heeft mogen duren.
De situatie zoals hierboven beschreven zal best herkenbaar zijn. U beseft weer eens hoe tijdrovend het behandelen van E-mail eigenlijk is. Maar wat dacht u van de afdelingen die dagelijks grote hoeveelheden E-mail ontvangen?
De klantenservice, de binnendienst…Voor deze afdelingen is het niet anders; E-mail komt binnen, wordt gelezen, prioriteit vaststellen, de juiste actie/respons bepalen, deze actie uitvoeren. En dat de hele dag door…
Dat kan, nee, dat moet efficiënt gebeuren. Helaas, de ene medewerker is de andere niet. De een gaat pragmatisch te werk, de ander volgt de procedure (als die er is). Klantgegevens moeten opgezocht worden (in het tweede scherm), in een andere applicatie. Gegevens worden handmatig ingeklopt, of routinematig met Ctrl-c, Ctrl-v overgenomen. Een antwoord moet correct worden geformuleerd, waarvan vastgesteld moet worden dat de ene collega daar iets meer bedreven in is als de ander. Het zou toch mooi zijn om dit proces te stroomlijnen… U voelt hem al aankomen:
In 1 oogopslag het aantal mailtjes zien. Alle openstaande mail met 1 druk op de knop categoriseren, gepersonaliseerd beantwoorden met behulp van sjablonen die de medewerker alleen maar hoeft te selecteren. Het systeem haalt alle relevante gegevens boven water, dus de medewerker hoeft niet in een ander systeem alle gegeven te zoeken.
Het gaat wat ver om hier alle ins-en outs te beschrijven van deze efficiënte tool. Web-based, eenvoudig te implementeren. Mocht u meer willen weten, neem dan gerust contact op.
Bedenk hoeveel tijd deze tool zal besparen en hoeveel efficiënter mail kan worden verwerkt. Dan heeft u na de volgende vakantie meteen tijd over om meteen de vakantiekiekjes te organiseren…
Automatisering: Redenen om alles zelf te blijven doen
Varen op eigen kwaliteiten, kennis en vertrouwen. Flexibel en altijd bereid om over argumenten na te denken… maar in het achterhoofd altijd de wetenschap dat alle mogelijkheden al eerder een keer zorgvuldig geanalyseerd zijn. U weet wat u wilt en wat u niet wilt . Goede en noodzakelijke eigenschappen van iedere zichzelf respecterende ondernemer.
Binnen uw bedrijf, heeft u zonder twijfel te maken met processen en IT.
U levert een dienst of product en dus: marketing, verkoopkanalen, orders, financiële- en logistieke processen maken deel uit van de dagelijkse processen.
Het is een feit dat beslissers weten dat huidige procedures en systemen beter kunnen en eigenlijk vernieuwd moeten worden. Het grootste percentage komt hier echter niet aan toe. De volgende argumenten om alles zelf te blijven doen zijn waarschijnlijk in meer of mindere mate herkenbaar:
Alles zelf in de hand houden levert onderaan de streep toch het beste resultaat op. We varen al tijden op de bestaande systemen en kennen alle ins-en outs van de markt.
De dikwijls beloofde lagere kosten wegen niet op tegen de impact en het verstoren van de dagelijkse gang van zaken. Die lagere kosten vallen waarschijnlijk best wel tegen en er zit altijd wel ergens een commercieel addertje onder het gras.
Automatiseren zorgt niet noodzakelijk voor werkverlichting. Bij grote pieken reageert u op de vraag en gaat pragmatisch te werk; Iedereen gewoon de handen uit de mouwen.
Collega’s of kennissen zijn zelf heel handig met software. Het gaat al jaren zo dus waarom zou het nu ineens anders moeten?
Kortom: redenen genoeg om alles zelf te blijven doen en zo te laten.
Informatie en oriëntatie
Ok, hier komt normaal gesproken dan het stukje waar alle bovenstaande argumenten worden weerlegt; wees gerust, dat ga ik niet doen.
Mocht de situatie zich voordoen dat een proces aangepast of geïntegreerd moet worden, dan wilt u eerst informatie. Mocht blijken dat kennis toch niet voldoende in eigen huis beschikbaar is, dan kan altijd nog de overweging worden gemaakt om hier een derde partij voor in te schakelen. Maar welke?
Meestal wordt natuurlijk eerst gezocht binnen het eigen netwerk , en vooral online.
Dat is mogelijk ook de reden waarom u dit verhaal nu leest.
Zoeken op het Web biedt inderdaad voordelen: Wanneer u het uitkomt, snel en ruim voldoende informatie beschikbaar… Wikipedia en Google geven immers deskundig, objectief en gericht antwoord op alle vragen…( Ik zet nu de “sarcasme modus” weer op “off”)
Het komt eigenlijk nooit uit, en uiteindelijk is echt bruikbare en nuttige informatie mondjesmaat te vinden ; u zoekt een speld in de digitale hooiberg en verspilt alsnog kostbare tijd.
Wat is dan wel een goede manier? Het antwoord is in feite simpel en zit verborgen in de volgende vraag:
Hoe informeert u zelf bij voorkeur uw eigen klanten?
U verkoopt diensten en/of producten. Misschien zelfs wel het allerbeste wat er in de markt verkrijgbaar is . U geeft zoveel mogelijk informatie, zou het van de daken willen schreeuwen maar het liefst verteld u dit natuurlijk liever zelf aan uw klant als het kan. Ik hoef niet te beargumenteren waarom , en dat u daardoor uw klant veel beter informeert, dat weet u zelf ook wel.
Maar als ik nu zeg, dat al deze argumenten ook legitiem zijn voor het vinden van de juiste digitale bedrijfsoplossing ?
Bespaar uzelf veel tijd en moeite, en investeer in een gesprek. Dan weet u meteen of u met de juiste partij aan tafel zit… dezelfde taal spreekt en uw wensen kan vertalen. Maak gewoon vrijblijvend een afspraak, het liefst met ons natuurlijk als het over bruikbare, slimme en betaalbare maatwerk-bedrijfssoftware gaat.
Het verplicht tot niets en ik kan garanderen dat u concreet antwoord krijgt op specifieke vragen en de eerste winst al maakt door tijd te besparen door niet urenlang oeverloos te internetten, toegegeven, met uitzondering van het lezen van dit verhaal dan.
Hoe koopt u maatwerk?
Tailor made, Maatwerk, Confectie…begrippen die hun oorsprong vinden in de textielbranche en gebruikt worden in de automatisering. In een online- artikel lazen wij tips over het aanschaffen van een maatwerk pak. In feite komt het neer op een 8-tal stappen waarmee rekening gehouden moet worden. 3BM IT Solutions ziet overeenkomsten.
Punt 1: Laat je niets wijs maken! Jij bent de baas, niet de verkoper!
Let vooral op de verkoper. Hij vertelt natuurlijk alles wat je ook maar wilt horen; Dat het pak je perfect staat en dat de kleermaker alles perfect voor je kan aanpassen.
De bedrijfsprocessen staan centraal en niet de software! Wat wil het bedrijf, maar vooral: wat willen de medewerkers? Maatwerk is niet proberen bestaande procedures in een bestaande module te persen. Maatwerk is software ontwikkelen waarmee bestaande procedures efficiënt(er) werken.
Punt 2: Waarom koop je een pak?
Wil je het pak naar kantoor gaan dragen, (1 of meerdere keren per week) zoek dan een wat donkerder pak. Vaak gaat men voor een wat klassiekere uitstraling. Wil je het pak meerdere keren per jaar dragen naar bijvoorbeeld begrafenissen en bruiloften? Ga dan op zoek naar een zwart of donkerblauw pak. Dit is dan de beste optie.
Software dient een doel. Beschouw software dus niet als een doel op zich, maar als een middel. Om uw doel te bereiken. U draagt waarschijnlijk geen smoking tijdens de salesmeeting… Wilt u met de software ventileren hoe hip het bedrijf is? Kies dan een systeem met toeters , bellen, kleurtjes en gadgets. Of kiest u liever voor doeltreffend, efficiënt en gebruiksvriendelijk ?
Punt 3: Zoek een pak in een winkel waar meerdere merken aanwezig zijn.
Neem vooral een vriend of vriendin mee die niet zal aarzelen om eerlijk advies te geven. Probeer te kijken naar zoveel mogelijk verschillende merken. En vraag naar een verkoper als je klaar voor het passen bent.
Natuurlijk wilt u weten wat het aanbod is. Vraag uw klant, vakgenoot of concurrent met welk systeem zij werken en waarom. Benoem een medewerker tot projectmanager. Vraag daarna aan verschillende aanbieders om advies. Een goede verkoper is een vakman en kan u tips geven waar u zelf niet aan had gedacht. Denk maar aan de populaire TV- make-overs, waar kandidaten een complete gedaantewisseling (succesvol) ondergaan. Waarom succesvol? Omdat ze de kandidaat uit hun comfortzone halen, nieuwe inzichten geven, maar nooit zonder de identiteit en authenticiteit uit het oog te verliezen. De kandidaat moet zo voordelig mogelijk voor de dag komen en dat lukt vooral door objectieve input van derden.
Punt 4: Zorg dat je goed weet welke maat je hebt. Pasvorm van het pak.
Het lijkt vanzelfsprekend maar dat is het niet. Het meest belangrijke element van een pak is de pasvorm. Veel verkopers weten niet zeker hoe jij wilt dat het pak past.
Wij zorgen er altijd voor dat de software zich aanpast aan het bedrijf en de processen . Niet andersom. De klant weet zelf echt wel waar de aandachtspunten liggen, wij zorgen ervoor dat het naadloos aansluit. U koopt toch geen duur pak wat 3 maten te groot is, omdat u er dan imposanter uit zou zien?
Punt 5: Hoeveel knopen wil je op het pak hebben?
De knopen op het pak beslissen de stijl. Dit heeft namelijk veel te maken met de pasvorm. De manier hoe het pak gaat vallen.
Ons advies? Hou het functioneel. Dus geen extra knoppen, toeters en bellen die er fraai uitzien, maar weinig of niets toevoegen.
Punt 6: Denk na over de openingen op de rug van het jasje.
Je hebt jasjes met een centrumopening, zij openingen en jasjes zonder opening. Een centrumopening is voor alle doeleinden; het is zowel modern als traditioneel.
Waar bevind de data zich en hoe benader je deze? Wie heeft toegang tot welke gegevens en functionaliteiten? Wil je software op locatie, of webbased via de browser? Aan alle opties zitten voor-en nadelen. Wat past het beste bij het bedrijf?
Punt 7: Je moet weten wat een kleermaker kan aanpassen en wat niet.
Als het pak je bij de schouders niet past dan is er niets aan te doen. Veel verkopers zullen je vertellen dat hier wat aan te doen is maar dit is echt niet het geval. Ga op zoek naar een ander pak. Als de broek van het pak een duim breedte te kort of te lang is dan kan er wel wat aan gedaan worden. Is het wat groter dan gaat het problemen met zich meebrengen.
Vaak wordt software aangeboden als standaard pakket met optionele modules. Natuurlijk zal de leverancier aangeven dat deze modules geschikt zijn voor het probleem dat opgelost moet worden. In de praktijk betekend dit echter maar al te vaak dat de bestaande procedures aangepast worden op de software. Met alle interne problemen van dien. Kies daarom voor een leverancier die modules bouwt op basis van de bestaande procedures, dát is maatwerk.
Punt 8: Als je het pak later ophaalt. Pas het dan altijd weer!
Wanneer je terugkomt om het pak op te halen nadat het aangepast is, probeer het dan altijd opnieuw aan. Zorg er voor dat je met een prettig gevoel de winkel uitloopt. Zonder twijfels.
Na implementatie moet eerst uitvoerig worden getest. Pas als blijkt dat alle procedures vlekkeloos lopen, en alle functionaliteiten succesvol zijn geïmplementeerd en de software geen geheimen meer heeft voor de medewerkers, wordt de software vrij gegeven voor productie. Daarna zijn wij er voor ondersteuning.
Heb je reacties op dit artikel? Laat het ons weten. Ik hoop dat dit artikel , met een knipoog geschreven, inzicht verschaft in het voordeel van maatwerk-software. Zo niet, dan heb je in ieder geval geen excuus meer om niet goed gekleed zaken te doen.
3BM IT Solutions 